120+ greșeli ale recrutorilor în procesul de angajare

Nu-i așa că vrei să fii un recrutor mai bun? Sau dacă vrei să îți găsești un job acum, nu-i așa că vrei să știi secretele recrutorilor? Dacă răspunsul e da la una din întrebările astea, atunci articolul ăsta e pentru tine.

Dacă evaluăm eficiența unui recrutor în tot procesul de angajare, scopul acestui articol e să prevină recrutorii să scadă sub un nivel acceptabil și să afecteze negativ atât propria lor abilitate de a umple poziții disponibile în compania la care lucrează, cât și gradul de retenție și satisfacție al candidaților în procesul de recrutare și după angajare.

Articolul e scris din perspectivă strict personală, având la activ peste 50 de angajări din postura de hiring manager sau recrutor și sute de interviuri pe tot parcursul celor 18+ ani ai carierei mele. Sfaturile pe care le menționez mai jos sunt deduse din tot ce-am reușit să „fur” de la colegii și colegele de nota 20 pe care le-am avut până acum în departamentele de HR, și de la care am învățat tot ce știu.

În teorie, recrutorii ar avea cel mai mult de câștigat de pe urma parcurgerii acestui articol. Cred, totuși, că toți oamenii care fac parte dintr-un proces de angajare (fie de partea angajatorului, fie de partea candidatului) ar putea câștiga ceva citind acest articol. Ca hiring manager, și eu am fost pus în fața necesității de a mă descurca singur și a acționa ca un recrutor, și mi-ar fi plăcut să știu lucrurile astea la început de carieră sau înainte să fac unele greșeli. Legat de rolul meu de recrutor, s-a materializat neoficial în companii foarte mici, în startup-uri care nu aveau divizie de HR sau recrutare sau în companii în care echipa de recrutare nu avea capacitatea sau eficiența să livreze candidații de care am avut nevoie.

Nu în ultimul rând, toți oamenii care au contact cu candidatul în decursul întregului proces de recrutare au impact direct asupra șanselor de a face recrutarea cu succes și a avea retenție. Oamenii concentrați mai degrabă pe aspecte tehnice sau operaționale (portar, secretar, hiring manager, team lead, HR specializat în legal sau contracte, etc.) de multe ori ignoră acest aspect.  Așadar, dacă te regăsești printre aceștia, ia-ți o băutură caldă – fiindcă tot e de sezon – și bucură-te de articol!

I. Prima etapă: Pregătirile recrutorului în procesul de angajare

Sunt de părere că prin pașii descriși mai jos în acest articol ar trebui să treacă fiecare recrutor în procesul de angajare pentru majoritatea pozițiilor, cu excepția notabilă a momentului în care face „headhunting”. Am decis, deci, să mă axez pe greșelile recrutorilor (și de profesie, și asumați contextual, „impromptu”) ca să încerc să îi ajut să facă viața tuturor oamenilor implicați în proces mai ușoară. În viitor, voi scrie și un articol care să prezinte greșelile aplicanților / candidaților, ca să acopăr și această parte a ecuației.

În plus, trebuie să pleci de la premisa că în rolul unui recrutor intră, uneori, și task-uri care în mod tradițional aparțin unor alte specializări sau unor altor factori de decizie. Dacă recrutezi oameni, trebuie să-ți asumi faptul că va trebui, dacă e nevoie, să te bagi puțin peste oamenii care răspund de anumite zone sau procese și să-i ajuți cu sugestii de îmbunătățire pentru a asigura eficientizarea procesului de recrutare. Altfel, compania va pierde timp și bani.

Am încercat să descriu cazul ideal și o modalitate prin care să nu faci greșeli care să scadă experiența colegilor și a candidatului sub un nivel relativ înalt. Mai mult ca sigur am omis câte ceva, fiindcă nu-s recrutor de meserie, doar de nevoie. Dacă mai ai sugestii, le aștept în comentarii!

Pe scurt, trebuie să te străduiești să faci tot ce-ți stă în putință ca un candidat să aibă experiență excelentă cu procesul tău de recrutare, și să fie happy cu tine și compania pentru care lucrezi chiar dacă-l respingi. Ba mai mult, dacă găsești modalități prin care să creezi experiențe cu adevărat memorabile în oricare din punctele de mai jos (să creezi un job description sau o prezentare a companiei în format video, să remunerezi efortul depus în testele tehnice sau în testele de făcut în timpul liber, să oferi beneficii ieșite din comun și utile, etc.) poți să te asiguri nu doar că angajezi oameni care vor fi happy la job, ci și că-ți creezi o bază de date de potențiali angajați viitori și o comunitate de promotori ai brand-ului tău cu efort minim.

a) Nevoia de business

• nu îți pui (ție și persoanei care identifică nevoia de business) întrebarea: „Chiar avem nevoie de un nou coleg pe poziția asta?”
• nu validezi nevoia de business cu team leader-ul, HR managerul, CEO-ul sau oricine ar mai trebui să știe de deschiderea unei noi poziții

b) Brief-ul de recrutare

• mai ales dacă ai mai puțină experiență în aria asta: n-ai făcut un brief de recrutare, ceea ce înseamnă că nu știi exact care sunt persoanele care sunt stakeholderi în acest proces (care trebuie să valideze nevoia de business, deschiderea poziției, alocarea bugetului și evaluările tehnice și de soft skills, cumpărarea echipamentelor, crearea conturilor și acordarea accesului în sisteme, suportul de onboarding și așa mai departe)

c) Crearea job description-ului

• reciclezi un job description care nu corespunde cu job-ul (care are cerințe sau detalii neconforme cu realitatea) sau nu corespunde cu cerințele reale ale hiring manager-ului
• nu împarți cerințele în „must have” și „nice to have” și nu ții porțiunea de „must have” la minimul absolut necesar pentru eficiența în job – asta timorează potențialii aplicanți și ajung să nu mai aplice oameni care de fapt ar fi buni în poziția respectivă dar n-au 100% din cerințele tale
• nu descrii job-ul în suficient detaliu cât să fie relevant – neclaritatea o să-ți aducă mulți aplicanți nepotriviți
• uiți să detaliezi regimul de lucru (full time, part time, project based, internship), locația (remote sau birou fizic), profilul ideal (inclusiv experiența necesară în fiecare domeniu), responsabilitățile, beneficiile, informațiile pe scurt despre angajator și orice alt detaliu relevant
• pui în job description bucăți de text care rivalizează cu un roman de-al lui Dostoievski – nimeni nu vrea să citească 1000 cuvinte ca să se prindă despre ce e un job, folosește liste și paragrafe scurte și concise
• dacă ai un buget fix, nu comunici salariul potențial în job description
• nu pui compania pentru care lucrezi în cea mai bună lumină posibilă, evitând cu tot dinadinsul detalii neadevărate sau supraevaluarea realității (care poate crea așteptări prea mari sau inexacte pentru aplicanți, și duce la dezamăgirea lor)
• folosești clișee obosite când descrii mediul de lucru și atractivitatea companiei și a job-ului, în loc să prezinți lucrurile exact așa cum sunt pentru a seta corect așteptările

d) Validarea job description-ului

• nu confirmi o ultimă dată cu toți oamenii implicați, în special cu team leader-ul, conținutul job description-ului și al anunțului de job

e) Alocarea resurselor

• nu știi care sunt deadline-urile pentru recrutare și nu ai negociat cu stakeholderii sincronizarea pentru participarea la interviuri sau alocarea de timp pentru filtrarea CV-urilor sau pentru inducție
• nu ai blocat din timp o sală de ședințe pentru interviuri
• nu definești pârghii de referințe plătite: dacă un coleg referențiază un prieten pentru noul job, și acel prieten e angajat și stă pe poziție mai mult de 6 luni, acel coleg ar trebui să primească un bonus proporțional cu salariul de început al celui angajat, pentru a stimula umplerea mai rapidă a pozițiilor

f) Recrutarea internă

• nu iei în calcul faptul că în interiorul companiei tale ar putea exista oameni care să-și dorească job-ul nou creat
• nu creezi o modalitate simplă (e.g. un mail de recrutare generic) prin care oamenii din interiorul și exteriorul companiei să-ți poată trimite aplicări directe
• nu prioritizezi promovarea oamenilor din interiorul companiei pe poziția nouă, comunicându-le job description-ul printr-un mail intern sau altă formă de comunicare internă
• nu menționezi faptul că există referințe plătite, și dacă nu sunt interesați de acel job, colegii poate au prieteni care ar fi potriviți, și au ceva de câștigat dacă le trimit descrierea job-ului și generează aplicări

II. A doua etapă: Călătoria candidatului în procesul de angajare

Ca să vă fie mai ușor să urmăriți toate punctele de mai jos, am decis să reprezint vizual călătoria candidatului (the „candidate journey” în engleză), inspirat fiind de materialele citite în perioada de research pentru acest articol și de prezentarea excelentă a Elenei Călin la HR World 2018 (eveniment excelent, organizat de foștii mei colegi de la eJobs). Sper să vă ajute să vizualizați pașii pe care-i urmează candidatul în momentul aplicării la job și să vă gândiți la fiecare „stație” în parte cu mare atenție, fiindcă fiecare e importantă și în fiecare avem ocazia să surprindem plăcut omul pe care vrem să-l angajăm. Iată reprezentarea vizuală (puteți da click pe ea s-o vedeți în format original):

a. Muntele aplicării

Am numit prima etapă a procesului de angajare din perspectiva candidatului „Muntele aplicării” fiindcă e unul din cei mai grei pași prin care trece candidatul ca să-și găsească un job. În graficul de mai sus, metafora înălțimii se păstrează: drumul începe „de sus” din prisma entuziasmului. Ca să ajungă acolo, însă, înainte să pornească procesul, candidatul a trecut printr-un urcuș anevoios în care a trebuit să: își dea seama că are nevoie de un (nou) job, să își aloce timp să se gândească la asta și să își programeze următorii pași, să-și facă CV-ul, să găsească job-uri disponibile, să-și facă curaj să aplice și să treacă prin presiunea dură a așteptării să îl bage recrutorii în seamă. În momentele alea, probabil oricare din noi și-ar pune întrebări despre cât de bun e de fapt CV-ul, cât de potrivit e de fapt job-ul și cât de relevantă e de fapt experiența acumulată până acum.

Prima greșeală pe care o fac recrutorii e că nu tratează fiecare pas de mai jos ca fiind unul important în percepția potențialului angajat. Fiecare din pașii pe care-i poate influența angajatorul sau recrutorul ca să transforme experiența candidatului WOW ar trebui să fie o oportunitate de fidelizare. Un proces care are măcar 2-3 experiențe foarte bune în toată călătoria candidatului crește substanțial șansele de angajare și loializare ale acelui candidat.

a.1. Postarea anunțului de recrutare

• nu faci un job description nou și folosești un anunț mai vechi pentru un job similar care de fapt nu e identic, ceea ce-ți poate aduce mulți candidați nepotriviți
• nu postezi anunțul de recrutare pe toate site-urile unde există potențial maxim de a găsi candidați (eJobs, BestJobs, LinkedIn, Jobber, Facebook, site-ul companiei – fiecare job are canale mai eficiente sau mai puțin eficiente)
• nu temporizezi corect postarea anunțului. Dacă e postat prea devreme și echipa de recrutare nu e pregătită să înceapă imediat discuțiile și interviurile, se pierd aplicanți. Dacă e postat prea târziu și există presiunea timpului pentru angajare, nu trece suficient timp pentru găsirea celor mai buni aplicanți. Idealul este ca anunțul să se posteze imediat ce recrutorul și hiring manager-ul sunt pregătiți să aibă interviuri, și cu 30 zile înainte de deadline-ul umplerii poziției, lăsând un minim de 2-3 săptămâni pentru strângerea aplicărilor.
• nu trimiți anunțul de recrutare oamenilor din baza existentă de date care ar putea fi potriviți pentru job-ul nou creat

a.2. Aplicarea pentru poziția identificată și filtrarea

• desconsideri poziția vulnerabilă în care se află candidatul prin simpla prezență în lista de aplicanți (pentru aplicanți nu e „business as usual” și vulnerabilitatea lor trebuie respectată când începi dialogul cu ei)
• nu te uiți pe toate CV-urile (ai putea avea un diamant între zeci de CV-uri necitite)
• nu organizezi toți aplicanții într-o singură bază de date (ATS, Excel, Google Sheets, etc) – dacă te ajută, am făcut un model în Google Sheets pentru tine, îl găsești aici
• nu ai un proces clar de filtrare a candidaților și de contactare a celor cu potențial la 1-2 zile după aplicare și de respingere a aplicanților care n-au nicio treabă cu job-ul
• când te uiți pe CV-uri și candidatul are potențial, nu îți notezi direct pe CV (digital, preferabil, adică în PDF sau în ATS) întrebările pe care le ai de clarificat la un eventual interviu
• te bazezi exclusiv pe filtrarea prin ATS când elimini candidații nepotriviți (de multe ori, unii candidați nu folosesc anumite cuvinte cheie în CV-ul lor, și ATS-urile încă nu au tezaurele lexicale suficient de deștepte încât să prindă și sinonime, plurale sau cuvinte care sunt relevante pentru ce cauți tu)
• pentru candidații cu potențial, dacă se impune, nu dai un mail în care le ceri portofoliul de lucrări sau referințele  

b. Valea selecției

După cum va fi evident, o parte substanțială din pașii de mai jos se aplică exclusiv când interviul presupune prezență fizică în biroul angajatorului. În rest, sunt unele aspecte care se pot interpreta diferit în funcție de natura interviului (față în față sau digitală), însă cred că poți trage concluziile corecte din felul cum am pus problema.

b.1. Invitația la interviu

• nu comunici rapid și eficient cu candidații – cei cu potențial mare ar trebui contactați imediat, cei care nu se potrivesc deloc ar trebui respinși din platforma de recrutare sau cu un mesaj standard și restul ar trebui anunțați în 1-2 zile de la aplicare că procesul de recrutare va mai dura X zile și să se aștepte la un răspuns atunci
• nu filtrezi candidații – dacă primești spre exemplu 100 aplicanți, ideal e să ai interviuri cu maxim 5 dintre ei ca să nu pierzi vremea hiring managerilor – asta înseamnă cel puțin 2-3 runde de prefiltrare: runda 1 = n-au nicio treabă sau nu răspund la mail/telefon -50%; runda 2 = hiring managerul nu le consideră CV-ul relevant din prisma experienței sau nu le validează portofoliul ca fiind suficient -30%; și runda 3 = la un interviu preliminar, eventual online, nu ți se par că s-ar potrivi în echipă o parte din candidați -15%
• dacă angajezi o poziție tehnică sau ale cărui detalii nu le știi, nu ai jargon de specialitate, nu înțelegi despre ce e vorba în cerințele tehnice obligatorii
• cazi în extrema cealaltă și petreci prea mult timp învățând un domeniu complet nou pentru a putea conversa cu oameni din acel domeniu în loc să te concentrezi mai degrabă pe procesul de recrutare – timpul pe care ar trebui să-l investești în înțelegerea tehnică a unui domeniu e de maxim câteva zeci de ore, candidații înțeleg de obicei că vorbesc cu cineva din echipa de HR și nu cu un expert tehnic și încearcă în mod uzual să vorbească pe limba ta. Trebuie doar să te concentrezi pe cerințele esențiale, „must have” ale job-ului și să înțelegi cum să filtrezi oamenii care le au de oamenii care nu le au. E job-ul hiring manager-ului să evalueze tehnic oamenii, nu al tău.
• nu întrebi candidatul în ce zile și la ce ore ar putea participa la interviuri (eventual din opțiunile multiple specificate de hiring manager)
• nu înțelegi prioritățile candidatului și motivația din spatele aplicării
• nu personalizezi puțin template-ul folosit pentru mail-urile trimise, ca să le confirmi candidaților că știi exact cu cine vorbești și de ce îi chemi la interviu
• nu „vinzi” poziția și beneficiile companiei suficient, sau exagerezi cu aspectele astea. Omul care e invitat la interviu trebuie să aibă deja o idee clară despre ce beneficii oferă compania ta înainte să ajungă în sala de interviu prima dată, însă păstrează măcar un aspect secret și surprinde-l plăcut după angajare! Și, evident, nu discuta doar despre beneficii, mai ales cu candidații experimentați pentru care contează mai mult alte aspecte ale viitorului lor job.

b.2. Călătoria până la interviu

• nu descrii modalitățile prin care candidatul poate ajunge la sediul tău: stații de transport în comun, existența parcării, etc.
• dacă distanța între locuința candidatului și sediul companiei e mare, nu iei în calcul timpul petrecut în trafic sau în metrou și judeci ora de sosire ca o măsură a seriozității – de multe ori este, dar nu de fiecare dată – întârzieri de 5-10-15min (mai ales în București) sunt tolerate la primul interviu. Dacă în schimb candidatul întârzie și la al doilea interviu, e cazul să îți pui probleme de punctualitate.

b.3. Sediul angajatorului

• nu explici exact cum poate candidatul să găsească sediul, intrarea în sediu, dacă există pași speciali care trebuiesc urmați (lăsat date personale la recepție, luat liftul până la un anumit etaj, etc)

b.4. Întâmpinarea candidatului

• nu pregătești portarul, recepționerul și toți oamenii cu care candidatul ar putea interacționa direct, să știe să direcționeze politicos candidatul înspre locația exactă

b.5. Timpul și spațiul în care se așteaptă

• nu te gândești la zona unde poate aștepta candidatul din timp, și nu iei în calcul faptul că ar trebui să aibă unde să stea jos (poate e obosit după drum), ar trebui să aibă acces la o toaletă și la o sursă de apă potabilă
• lași candidatul să aștepte mai mult de 10 minute înainte să-l întâmpini personal

b.6. Personalul angajatorului

• nu iei în calcul faptul că în momentul așteptării, candidatul ar putea să interacționeze indirect cu alți colegi, spre exemplu în timp ce ies în grup la masă sau stau afară la țigară, și eventual chiar lași candidatul să fie expus unor bârfe sau idei nereprezentative pentru companie și să-și facă o idee proastă de la început
• nu întrebi candidatul dacă își dorește o apă și/sau o cafea – e un gest de curtoazie binevenit, mai ales după un drum lung

b.7. Sala de interviu

• nu verifici sala de interviu înainte să duci candidatul acolo – nu te gândești că poate e prea frig, poate e prea cald sau în general există alt disconfort în sala respectivă
• nu inviți candidatul să ia loc și să se facă comod până când vine persoana cu care va avea interviul sau, dacă interviul e cu tine, până îi aduci apă și cafea

b.8. Interviul și intervievatorii

• nu știi exact ce cauți, adică n-ai parcurs pașii anteriori să faci „due dilligence” pe job description, pe care să-l și confirmi cu toți stakeholderii, mai ales team lead-ul echipei în care angajezi
• nu aloci suficient timp interviului (pentru poziții cu mai multă responsabilitate, am observat că idealul este minim o oră pentru fiecare intervievator, până la un maxim de 2 ore)
• nu book-uiești sala ceva mai mult decât durează un interviu și te întrerup colegii care au nevoie de respectiva sală de ședințe
• nu îți iei notițe – eu unul de multe ori uit unele detalii sau le procesez altfel în minte după câteva zile față de cum le-am perceput în ziua interviului, și n-aveam cum să-mi dau seama de asta decât dacă notez impresiile și punctele cheie din conversația cu un candidat în momentul în care se întâmplă; ca să nu pari dezinteresat/ă, anunță candidatul că-ți vei lua notițe din când în când, să se aștepte la asta
• nu ai o listă de întrebări standard, ca să acoperi tot ce vrei să afli despre candidat (de obicei după ce te-ai uitat pe CV-ul său înainte de interviu îți pot veni în minte unele neclarități care se pot adăuga la lista standard de întrebări pe care ar trebui să le pui)
• nu deviezi de la lista de întrebări standard – nu lași loc de subiecte sau întrebări pe lângă cele pregătite dinainte
• pui multe întrebări clișeice – „unde te vezi în 5 ani” să zicem că e permisă în anumite contexte, mai ales dacă un candidat te întreabă de oportunități de avansare și progres în carieră, dar încearcă să nu abuzezi de întrebările de interviu care au devenit deja clișeu
• nu pui întrebări care să-i evalueze soft skills, care sunt importante pentru relaționarea cu colegii și pentru integrarea într-un mediu de lucru nou, și poate și pentru eficiența în unele job-uri
• lipsa întrebărilor legate de strategia pentru contraoferte – evaluată prin întrebarea „care sunt cele 5 lucruri pe care le-ai schimba la job-ul tău dacă ai fi într-o poziție de conducere?”
• nu întrebi candidatul ce așteptări salariale are, fără să incluzi întrebări despre salariul actual, fiindcă uneori skill-urile actuale poate nu au paritate cu salariul. Sunt două probleme posibile aici: poate că un candidat nu vrea să-și spună așteptările salariale fiindcă îi e frică de faptul că e mult sub salariul pe care-l poți tu ca angajator oferi; și poate că salariul pe care-l cere un candidat ar putea fi mult peste bugetul pentru poziție. Lucrurile astea se rezolvă prin research în piață și prin setarea realistă a bugetului, pe de o parte, și prin transparență la interviu pe cealaltă parte: dacă nu vrea să divulge o sumă de la început, spune-i candidatului că media pieței este X, și întreabă-l dacă e deasupra sau sub și poate atunci e dispus să-ți dea un număr exact, care e important pentru selecție și motivație.
• nu întrebi candidatul în cât timp poate începe dacă primește un răspuns pozitiv
• nu pui întrebări despre hobby-uri și pasiuni, întrebări legate de ce-i place candidatului cel mai mult să facă, ca să-i evaluezi pasiunile și concordanța cu natura viitorului job
• nu pui întrebări legate de motivul pentru care vrea să plece de la job-ul existent, ca să evaluezi dacă e la interviu doar ca să vadă „ce se mai cere în piață” sau dacă e într-adevăr motivat să plece de la actualul angajator
• dacă în timpul interviului candidatul ți-a descris cu cuvinte foarte urâte fostul angajator și a dovedit lipsă de tact (chiar dacă descrierea e reală), nu iei în calcul cum se va mula personalitatea sa pe un job în cadrul companiei tale (riști să vorbească la fel de tine)
• nu lași candidatul să pună întrebări la rândul său, și nu stimulezi feedback-ul său
• nu răspunzi la toate întrebările puse de candidat – și dacă nu știi să răspunzi la unele pe moment, nu ți le notezi să afli răspunsul și nu revii ulterior la telefon sau pe mail să-i comunici informațiile necesare
• întrebi candidatul lucruri invazive sau irelevante – starea civilă, faptul că are sau nu copii, faptul că are sau nu în plan să facă copii, salariile trecute sau curente, etnia, religia – toate astea sunt detalii personale pe care tu, dacă ai nevoie să le afli, o vei face doar dacă le împărtășește candidatul cu tine din propria voință. A întreba direct lucrurile astea e o violare a încrederii în buna credință a candidatului, și n-ai niciun drept să comiți această eroare.
• dacă sunt mai mulți intervievatori, nu îi sincronizezi dinainte în privința calendarului, a tipurilor de întrebări pe care le adresează candidatului și fie se repetă, fie se întrerup
• grăbești candidatul sau îl întrerupi în mijlocul propoziției, ceea ce e semn de lipsă de respect și dezinteres total
• prezinți dezinteres, te uiți des pe telefon, lași alte lucruri să-ți distragă atenția de la interviu – asta e o problemă majoră de comunicare în general, nu doar la interviu
• lași starea de spirit negativă să îți influențeze atitudinea – oamenii răspund mult mai bine la intervievatori zâmbitori și prietenoși, dar nu cu o stare forțată sau indusă artificial
• la primul interviu cu un candidat, nu descrii compania și cum s-a ajuns la nevoia job-ului pentru care se angajează
• nu descrii pe scurt caracteristicile esențiale ale echipei (număr, senioritate, proiecte, etc) și oportunitățile de progres în carieră, avansare sau cum zic englezii: „career path”
• dacă în timpul interviului tehnic se pune problema unui test (scris, pe laptop sau de altă natură) nu aloci suficient timp interviului și nu creezi un mediu propice rezolvării testului (liniște, materialele necesare să fie disponibile, etc.)
• dacă în timpul interviului candidatul pare emotiv, stresat sau în general nebalansat emoțional, iei răspunsurile sale (și la întrebările face to face și la teste) ca fiind singura sursă de adevăr, și nu te mai uiți și la portofoliu – există oameni care nu fac față stressului unui interviu așa de bine, însă sunt foarte buni profesioniști, nu-i pierde ghidându-te doar după primul interviu și eventual repetă interviul ca să dai șansa omului să te cunoască mai bine și să se simtă mai în largul său
• dacă îți dai seama clar că respectivul candidat nu e potrivit, nu întrerupi interviul într-un moment propice și nu salvezi timpul tău și al candidatului
• dacă interviul e digital, nu te asiguri că stăpânești complet aplicația de videoconferință (setări audio, de cameră, de screen sharing) dinainte să participi sau să facilitezi interviul
• tot dacă interviul e digital, accepți să ai interviuri în care candidatul nu share-uiește feed-ul video al webcam-ului sau camerei de telefon
• te prezinți la interviu într-o postură neprofesionistă (mai ales în perioada asta, în care mulți dintre noi lucrăm de acasă și avem interviuri online)
• nu întrebi candidatul despre aspecte operaționale: dacă poate lucra part time, full time, în locație sau remote, și așa mai departe
• nu explici candidatului următorii pași după interviul curent, ca să aibă așteptări clare despre ce urmează (când îl vei contacta să-l anunți de răspuns, dacă mai urmează sau nu un interviu, etc)

b.9. Drumul până acasă

• programezi interviul greșit și candidatul prinde „rush hour” la întoarcerea acasă – nu e o primă impresie cu care îți dorești să rămână

b.10. Timpul de așteptare

• nu obții feedback complet de la hiring manageri și de la restul oamenilor care au participat la interviuri cu candidatul imediat după interviuri
• nu verifici referințele candidatului înainte să iei o decizie în privința acceptării sau respingerii acestuia
• lași candidatul să aștepte fără să-l pregătești mental pentru perioada de așteptare (mai lungă sau mai scurtă) sau fără să-i dai un semn. Uneori, chiar și să-i spui că trebuie să mai aștepte puțin e mai bine decât să nu-l bagi în seamă deloc.
• nu te asiguri că evaluările tale nu sunt afectate de „efectul de halou” prin care tinzi să supraevaluezi oamenii care-ți seamănă sau care au trăsături pe care le admiri fără să le iei în considerare și defectele evidente. În plus, nu te asiguri că evaluările tehnice sunt obiective, eventual bazate pe teste notate cu cifre cuantificabile, ca să poți face departajarea. Mulți candidați au abilitatea de a crea efectul de halou la prima vedere, însă după mai multe interviuri (și uneori abia în primele 3 luni de muncă, în perioada de probă) îți dai seama de realitate

b.11. Feedback după interviu

• nu dai feedback după interviu, doar să confirmi că interviul a fost sau nu OK, eventual desenând orizontul de așteptare pentru un răspuns final
• dacă e nevoie de un al doilea interviu, nu întrebi din nou candidatul când ar putea să revină la sediu (sau într-un call)
• dacă respectivul candidat s-a comportat bine la interviu și are potențial mare de angajare, nu îi comunici acest lucru
• nu ceri feedback legat de experiența candidatului de până acum, în privința companiei, a intervievatorilor, a job-ului și a procesului de angajare

c. Canionul respingerii

O realitate de care nu poți scăpa în orice proces de recrutare e faptul că în final alegi să angajezi doar unul sau un număr limitat de candidați pentru o poziție. Restul trebuie să nu trăiască cu impresia că i-ai sedus și i-ai abandonat, mai ales dacă i-ai implicat și în interviuri care le-au ocupat timp din viață și le-au creat așteptări legate de posibila schimbare de job. Pune-te în pielea candidaților și dă-le tuturor răspuns, chiar dacă nu îi angajezi de data asta, ca să ai karma bună, să considere brand-ul companiei tale unul serios și să te bage în seamă data viitoare.

c.1. Răspunsul negativ

• nu anunți candidatul de răspunsul negativ și-l lași să aștepte în continuare fără să-i dai niciun semn
• comunici respingerea fără niciun motiv concret care a dus la răspunsul respectiv, fapt care nu e deloc constructiv pentru candidat
• dacă stakeholderii pentru recrutare din organizație au luat o decizie negativă pe baza vârstei candidatului, a sexului acestuia, a etniei, a dizabilităților, a religiei sau a altor criterii complet irelevante pentru viitoarea performanță a acestuia în câmpul muncii, nu iei atitudine să oprești luarea deciziilor pe criterii greșite – și da, câteodată e nevoie să „escalezi” problema la superiorii tăi sau chiar la CEO. O companie diversă e o companie mai puternică, și dacă nici superiorii nu țin cont de asta, cred că e timpul să-ți cauți și tu un mediu care funcționează pe principii mai sănătoase.

c.2. Feedback după interviu

• dacă ai o bază de date cu candidați, nu întrebi candidatul dacă îi poți păstra contactul pentru a-l contacta în caz că se ivesc alte oportunități de angajare
• nu lași o portiță deschisă pentru candidat să poată da feedback pe procesul de recrutare
• nu îi dai candidatului feedback onest despre cum ar trebui să-și îmbunătățească CV-ul, să-și facă un CV online, să-și updateze experiența sau abordarea ca să-și crească șansele de angajare în viitor

d. Dealul progresului

Munca unui recrutor depinde foarte mult și de eficiența cu care organizația face retenție de oameni. Ca să evite munca ne-necesară de a trece din nou prin tot procesul de recrutare, ar trebui tu ca recrutor să te asiguri că omul pe care îl aduci în echipă se integrează corect în cultura organizațională și are o primă perioadă din care poate trage concluzia că vrea să rămână în companie.

Orice nou angajat care pleacă în primul an după angajare poate fi considerat un eșec de recrutare, din două motive. În primul rând fiindcă presupune repetarea procesului de recrutare care înseamnă energie investită în ceva ce putea fi evitat de la început, și înseamnă că nu te poți concentra pe alte job-uri poate mai importante, și trebuie să revii la cel pentru care ai recrutat deja. În al doilea rând pentru că respectivul angajat nu își atinge capacitatea maximă în job-ul nou decât după minim 2 ani de când a fost angajat, fiindcă e nevoie de dezvoltarea multor relații interumane și a unor cunoștințe complet non-triviale pentru a atinge potențialul maxim de eficiență. Așadar, job-ul tău ca recrutor nu se oprește după ce candidatul semnează contractul. Hai să vedem greșelile frecvente făcute odată ce ai ales, împreună cu restul stakeholder-ilor de recrutare, un candidat viabil.

d.1. Răspunsul pozitiv

• dacă decizi împreună cu restul echipei de recrutare că un candidat merită să fie angajat, nu validezi bugetul și oferta completă cu persoanele care ar trebui să știe despre asta (managerul de HR, CEO-ul, team leader-ul / hiring manager-ul, etc.)
• dacă o persoană specifică în mod clar faptul că vrea o sumă anume minimală ca să fie motivat să înceapă un job în rolul pentru care angajezi, nu obții un buget mai mare pentru oferă, ca să asiguri maximizarea motivației și să scoți complet din ecuație factorul financiar în decizia candidatului de a accepta sau nu oferta
• faci oferta folosind un mediu indirect (e-mail, SMS, mesaj, etc.) – nu e neapărat o greșeală, însă e o oportunitate pierdută, fiindcă dacă anunți candidatul telefonic sau printr-un call digital ai și șansa să îi simți și reacția și să preîntâmpini orice întrebări adiționale legate de detaliile care urmează ulterior acestui anunț
• pui presiune pe candidat să-ți dea un răspuns final pe loc sau într-un termen prea scurt, fără să-i lași timp de gândire și evaluare a deciziei de acceptare a ofertei
• odată ce candidatul acceptă oferta, nu îl întrebi dacă are preferințe legate de aspectele tehnice cu care va lucra (într-un job în IT, mă gândesc aici la Windows, Linux sau Mac, spre exemplu, mărimea și numărul monitoarelor și așa mai departe)
• nu descrii amănunțit pașii următori – atât live (telefonic sau în call) cât și în scris, pentru a nu se uita niciun detaliu

d.2. Contracte și promisiuni

• nu faci follow-up la câteva zile după ce candidatul a spus că se mai gândește dacă acceptă sau nu oferta, să validezi faptul că vrea să meargă mai departe în procesul de recrutare
• odată ce candidatul ales acceptă oferta și semnează, nu anunți toți ceilalți candidați care așteptau un răspuns că au fost respinși, urmând pașii descriși în Canionul Respingerii de mai sus
• nu validezi contractul de muncă cu echipa de HR, să te asiguri că e la zi și că nu cuprinde specificații nerezonabile și e adaptat negocierilor cu actualul candidat
• nu validezi fișa postului cu hiring manager-ul, în așa fel încât ea să cuprindă detalii cât mai apropiate de job description-ul folosit în anunț și nu lucruri irelevante viitorului angajat (de multe ori pe aceeași fișă a postului se angajează oameni care fac lucruri complet diferite, și ideal ar fi să se creeze un job title nou și o fișă de post nouă pentru fiecare tip de job în parte)
• nu obții de la viitorul angajat toate actele necesare din prima (acte de studii, alte acte doveditoare, etc) forțând prelungirea „plictiselilor” legale
• nu te asiguri ca viitorul angajat să primească toate beneficiile promise (asigurare medicală, 7card sau acces la o sală de fitness anume și orice mai face parte din ce i-a fost promis în job description și negocierile ulterioare)
• nu te asiguri de rechiziționarea la timp a tuturor obiectelor tehnice, a parolelor și conturilor necesare pentru ca angajatul să poată funcționa în interiorul companiei (laptop, PC sau Mac, cont de e-mail, cont de Jira/Asana/Trello/etc, cartelă de acces în incinta sediului, telefon de serviciu și așa mai departe)

d.3. Prima zi de muncă

• nu te asiguri că tot ce ai rechiziționat pentru noul tău coleg sau noua ta colegă (laptop, accesorii, conturi, etc) îl sau o așteaptă deja pe birou sau în mail – nimic nu e mai ciudat decât să vii la muncă și să n-ai pe ce să lucrezi
• nu întâmpini proaspătul angajat în prima zi de muncă
• nu îi faci un tur al sediului și nu îi prezinți generic echipele, zonele relevante și echipa cu care va lucra
• nu îți oferi disponibilitatea să ajuți candidatul cu orice problemă care ar putea interveni în cadrul primelor săptămâni de job (ești, până la urmă, persoana de contact pe care o știe de cel mai mult timp)

d.4. Primirea în echipă

• nu te asiguri că team lead-ul sau hiring manager-ul e prezent în prima zi a candidatului pentru a-i oferi o introducere în echipă
• nu te asiguri că team lead-ul a anunțat deja echipa că vor avea un coleg nou și nu i-au pregătit deja un loc unde să stea

d.5. Relația cu managerul

• nu întrebi noul coleg la câteva zile după ce a început cum se înțelege și ce părere are despre noua sa echipă și noul său manager
• nu întrebi hiring manager-ul sau team lead-ul în primele săptămâni de la angajare despre performanța și gradul de integrare a noului coleg în echipă

d.6. Inducția (acomodarea)

• nu te asiguri că noului angajat i se livrează o inducție (introducere) în lucrurile minimale de știut pentru a-și face treaba eficient, inclusiv în best practice-uri tehnice dacă e cazul
• nu te asiguri că noul angajat a primit instructajele necesare de siguranță în muncă și alte aspecte operaționale importante

d.7. Cultura organizațională

• uiți să integrezi noul coleg în mail-urile de grup trimise întregii companii sau diviziei / echipei din care face parte
• uiți să integrezi noul coleg în grupurile de chat și în cluburile relevante din cadrul companiei din care faci parte
• nu remunerezi persoana care a recomandat noul coleg după 6-12 luni de activitate în companie
• nu îți arăți disponibilitatea permanentă să tratezi probleme de HR, de integrare sau de cultură organizațională cu noul coleg oricând după angajare (de la management de conflicte la nelămuriri cu privire la aspectele operaționale și așa mai departe)

Dacă ai evitat toate greșelile de mai sus, FELICITĂRI! Ești un recrutor exemplar! 🙂

Resurse adiționale (în engleză)

• O descriere destul de coerentă a procesului de recrutare de pe Jobsoid
• Un thread bine intenționat și plin de alte sugestii de pe Quora

Dacă ai completări, sugestii sau întrebări, aștept comentarii! 🙂

Succes în carieră!